Transformando informação em conhecimento: metodologia institucional para gestão estratégica da informação na administração pública
Resumo executivo
A administração pública produz diariamente grandes volumes de informações estratégicas distribuídas em atos normativos, documentos técnicos, publicações institucionais e outras fontes oficiais. Toda esta informação produzida fica distribuída em grande parte em Diários Oficiais, que alcançam volumes diários de informação capazes de ocupar muito tempo para o seu acompanhamento. Por isso, transformar esse conjunto crescente de informações em conhecimento capaz de apoiar a tomada de decisão permanece um desafio para muitos órgãos públicos, em razão da dispersão dos conteúdos, da ausência de processos estruturados para sua organização e da forte dependência do conhecimento individual dos servidores.
Para enfrentar esse desafio, a Gerência de Governança e Articulação Interna e Externa (GAIE), da Coordenadoria de Transparência da Secretaria Municipal de Integridade e Transparência da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro, desenvolveu uma metodologia de gestão estratégica da informação apoiada por inteligência artificial generativa, destinada a organizar, estruturar e reutilizar informações públicas para apoiar suas atividades institucionais.
A metodologia estabelece um fluxo contínuo composto pelo monitoramento de fontes oficiais, processamento assistido por inteligência artificial generativa, validação humana (Human in the Loop1), organização de bases estruturadas de conhecimento, produção de dashboards gerenciais e sugestões de boas práticas para benchmarking institucional. Mais do que automatizar tarefas, a iniciativa estrutura um processo permanente de produção de inteligência institucional, convertendo informações dispersas em inteligência institucional capaz de antecipar temas relevantes, identificar padrões e oportunidades de aperfeiçoamento, além de fortalecer a articulação institucional e subsidiar a tomada de decisão.
Sua primeira aplicação concentra-se no monitoramento dos Diários Oficiais da União, do Município do Rio de Janeiro e da Câmara Municipal do Rio de Janeiro. As informações identificadas são processadas, validadas e organizadas em uma base estruturada que permite acompanhar alterações normativas, identificar tendências, recuperar rapidamente informações estratégicas e analisar boas práticas desenvolvidas por outros órgãos públicos, subsidiando estudos técnicos e propostas de aperfeiçoamento institucional.
A iniciativa já demonstra viabilidade técnica e organizacional para fortalecer a memória institucional, padronizar processos de gestão da informação e ampliar a capacidade analítica da equipe, mesmo ainda estando na fase piloto. Por utilizar ferramentas corporativas amplamente disponíveis, processos documentados e supervisão humana contínua, apresenta elevado potencial de replicação por outras organizações públicas interessadas em estruturar metodologias de inteligência institucional voltadas ao fortalecimento da governança e da tomada de decisão baseada em evidências.
1O termo “humanos no circuito” (Human in the Loop) refere-se a um sistema ou processo no qual um ser humano participa ativamente da operação, supervisão ou tomada de decisão de um sistema automatizado. No contexto da IA, HITL significa que seres humanos estão envolvidos em algum ponto do fluxo de trabalho da IA para garantir exatidão, segurança, responsabilidade ou tomada de decisão ética.
Vídeo explicativo
Motivação e Justificativa
A criação da Gerência de Governança e Articulação Interna e Externa (GAIE), vinculada à Coordenadoria de Transparência da Secretaria Municipal de Integridade e Transparência da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro, trouxe o desafio de estruturar processos capazes de apoiar suas competências institucionais relacionadas à governança da transparência, à articulação entre órgãos e entidades, à disseminação de boas práticas e ao fortalecimento da cultura do acesso à informação.
O desempenho dessas atribuições exige o acompanhamento permanente de atos normativos, Diários Oficiais, publicações técnicas, documentos institucionais e experiências desenvolvidas por diferentes órgãos públicos. Essas informações subsidiam estudos técnicos, ações de governança, articulação institucional, planejamento, capacitações e propostas de aperfeiçoamento da política de transparência.
Entretanto, esse patrimônio informacional encontra-se disperso em múltiplas fontes, geralmente disponibilizado em formatos não estruturados e sem mecanismos integrados de organização e recuperação. O monitoramento manual demanda consultas repetitivas, com elevado esforço operacional, e dificulta a consolidação das informações ao longo do tempo, tornando o conhecimento produzido excessivamente dependente da experiência individual dos servidores.
Como consequência, informações relevantes eram frequentemente reutilizadas de forma limitada, reduzindo seu potencial para apoiar decisões, preservar a memória institucional e identificar oportunidades de inovação a partir de experiências desenvolvidas por outras organizações públicas. Além disso, o monitoramento manual de diários oficiais separadamente não dá uma visão macro sobre quais são os rumos apontados pela administração pública em seus diversos níveis.
Diante desse cenário, surgiu a necessidade de desenvolver uma metodologia capaz de organizar todo o ciclo de gestão da informação, desde a identificação das fontes oficiais até a transformação dos dados coletados em conhecimento estruturado, reutilizável e aplicável às atividades da GAIE.
Mais do que incorporar uma nova tecnologia, a iniciativa nasceu da necessidade de fortalecer a capacidade institucional de produzir inteligência a partir das informações já disponíveis na administração pública, criando condições para uma atuação mais integrada, orientada por evidências e baseada na gestão estratégica da informação.
- 4 - Educação de qualidade
- 16 - Paz, justiça e instituições eficazes
- 17 - Parcerias e meios de implementação
O principal diferencial da iniciativa não está na utilização da inteligência artificial generativa, mas na construção de uma metodologia institucional de gestão da informação desenvolvida para apoiar as atividades de transparência. A tecnologia atua como instrumento de apoio, enquanto a inovação reside na estruturação de um processo contínuo capaz de transformar informações públicas dispersas em conhecimento institucional para subsidiar governança, articulação e tomada de decisão.
A metodologia integra, em um único fluxo de trabalho, atividades que normalmente são realizadas de forma isolada na administração pública. O modelo combina monitoramento sistemático de fontes oficiais, processamento assistido por inteligência artificial generativa, validação humana (Human in the Loop), organização de bases estruturadas de conhecimento e visualização gerencial das informações. Essa integração permite ampliar a capacidade analítica da equipe e fortalecer a utilização estratégica das informações produzidas.
Outro elemento distintivo é a incorporação permanente de registro de boas práticas sujeitas a benchmarking institucional. As informações coletadas deixam de cumprir apenas função documental e passam a ser analisadas quanto ao seu potencial de aplicação em transparência, permitindo identificar experiências bem-sucedidas, subsidiar estudos técnicos e apoiar o aperfeiçoamento contínuo das ações desenvolvidas pela Coordenadoria de Transparência.
A utilização do princípio Human in the Loop constitui outro componente essencial da metodologia. A inteligência artificial é empregada para apoiar a organização e a análise das informações, enquanto a validação técnica, a curadoria dos conteúdos e as decisões permanecem sob responsabilidade dos servidores públicos, que vão atuar de forma a orientar o monitoramento, aperfeiçoando os resultados obtidos a cada etapa. Essa combinação assegura confiabilidade e utilização ética da tecnologia, reduz riscos associados ao uso da IA generativa mantendo o controle humano sobre todo o processo.
A prática também fortalece a gestão do conhecimento ao transformar informações anteriormente dispersas em uma base estruturada e reutilizável, reduzindo a dependência do conhecimento tácito, preservando a memória institucional e ampliando a capacidade de recuperação das informações para apoiar futuras ações da Coordenadoria e suas gerências.
Assim, a inovação não decorre da adoção de uma ferramenta tecnológica específica, mas da criação de um modelo metodológico que integra tecnologia, gestão estratégica da informação, supervisão humana e aprendizagem organizacional em um processo único, documentado, passível de aperfeiçoamento contínuo e adaptável a outras organizações públicas que enfrentem desafios semelhantes.
Contexto e Alcance
A boa prática foi concebida, implementada e é mantida pela Gerência de Governança e Articulação Interna e Externa (GAIE), unidade integrante da Coordenadoria de Transparência da Secretaria Municipal de Integridade e Transparência (SMIT) da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro.
A iniciativa foi desenvolvida para apoiar as competências institucionais da Gerência relacionadas à governança da transparência, articulação interna e externa, produção de estudos técnicos, disseminação de boas práticas, educação para a transparência e fortalecimento do acesso à informação.
Todo o desenvolvimento metodológico, incluindo a definição do fluxo de trabalho, a estruturação das bases de conhecimento, a elaboração dos protocolos de processamento, a construção dos prompts, os critérios de validação (Human in the Loop), a organização dos dashboards gerenciais e o modelo de benchmarking institucional, foi realizado pela própria equipe da GAIE, a partir das necessidades identificadas em sua rotina de trabalho.
A manutenção da prática também é realizada internamente pela equipe, que responde pelo monitoramento das fontes oficiais, pela atualização das bases de conhecimento, pela validação das informações produzidas com apoio da inteligência artificial e pelo aperfeiçoamento contínuo da metodologia.
A boa prática está implantada no âmbito da Coordenadoria de Transparência da Secretaria Municipal de Integridade e Transparência (SMIT), sendo conduzida pela Gerência de Governança e Articulação Interna e Externa (GAIE).
Embora tenha sido concebida para atender às competências da GAIE, a metodologia também subsidia as atividades desenvolvidas pela Gerência de Transparência Ativa e pela Gerência de Transparência Passiva, contribuindo para a organização da informação, a produção de estudos técnicos, o monitoramento normativo e o fortalecimento da memória institucional da Coordenadoria de Transparência.
A boa prática está implantada no âmbito da Coordenadoria de Transparência da Secretaria Municipal de Integridade e Transparência (SMIT), sendo conduzida pela Gerência de Governança e Articulação Interna e Externa (GAIE).
Embora tenha sido concebida para atender às competências da GAIE, a metodologia também subsidia as atividades desenvolvidas pela Gerência de Transparência Ativa e pela Gerência de Transparência Passiva, contribuindo para a organização da informação, a produção de estudos técnicos, o monitoramento normativo e o fortalecimento da memória institucional da Coordenadoria de Transparência.
Rio de Janeiro – RJ
Resultados e Impacto
A iniciativa foi concebida com o objetivo de estruturar um modelo permanente de gestão da informação capaz de apoiar as atividades, fortalecer a memória institucional e ampliar a capacidade da Coordenadoria de Transparência para produzir, organizar e utilizar conhecimento em seus processos de governança.
Mesmo em fase piloto, a metodologia já produziu resultados concretos e alinhados aos objetivos inicialmente estabelecidos.
O primeiro resultado foi a implantação de um fluxo metodológico estruturado para o monitoramento, tratamento, organização e reutilização de informações provenientes de diferentes fontes oficiais. A adoção desse modelo substituiu um processo predominantemente manual e descentralizado por uma metodologia padronizada, documentada e orientada à produção de conhecimento institucional.
O segundo resultado foi a consolidação de uma base estruturada de conhecimento, reunindo informações provenientes dos Diários Oficiais da União, do Município do Rio de Janeiro e da Câmara Municipal do Rio de Janeiro, além de outras fontes oficiais. Essa organização passou a preservar informações estratégicas, reduzir sua dispersão e facilitar sua recuperação para utilização em estudos técnicos, elaboração de materiais institucionais e apoio às atividades da Coordenadoria de Transparência.
O terceiro resultado foi a ampliação da capacidade de monitoramento de temas estratégicos relacionados à transparência, governança, integridade, proteção de dados, inteligência artificial, participação social, dados abertos e outros assuntos de interesse institucional. Até a submissão desta candidatura, foram estruturados mais de 30 registros de boas práticas, distribuídos em 11 temas estratégicos, provenientes de diferentes esferas governamentais.
O quarto resultado foi a incorporação da coleta de boas práticas como etapa permanente da metodologia. Cada informação monitorada deixa de cumprir apenas função documental e passa a ser analisada quanto ao seu potencial de aplicação às competências do setor, transformando o monitoramento em instrumento de aprendizagem organizacional, inovação incremental e melhoria contínua.
O quinto resultado foi o fortalecimento da memória institucional por meio da padronização dos registros, da centralização das informações e da organização do conhecimento produzido pela equipe, reduzindo a dependência do conhecimento individual dos servidores e ampliando as possibilidades de reutilização das informações em diferentes atividades institucionais.
Embora ainda não tenham sido consolidados indicadores quantitativos relacionados à economia de tempo, produtividade ou redução de custos, em razão do estágio inicial de implantação, os resultados obtidos demonstram a viabilidade técnica e organizacional da metodologia e evidenciam sua capacidade de qualificar os processos de gestão da informação desenvolvidos pela Coordenadoria de Transparência.
A metodologia foi concebida para ampliar gradualmente seu alcance, permitindo incorporar novas fontes de informação, temas estratégicos e produtos gerenciais sem necessidade de reformulação de sua estrutura metodológica.
Embora atualmente esteja implantada na Coordenadoria de Transparência, seus produtos já apoiam as atividades das três gerências que a compõem, fortalecendo a integração entre transparência ativa, transparência passiva e governança da transparência.
A metodologia possui potencial para atender órgãos que necessitem estruturar processos de gestão da informação. Como seus procedimentos são padronizados e flexíveis, o crescimento pode ocorrer de forma gradual, preservando a qualidade e a consistência dos resultados produzidos. Essas características demonstram elevada capacidade de expansão para novos públicos e áreas de atuação.
Sua aplicação não depende de uma área temática específica, podendo ser adaptada a diferentes órgãos e esferas da administração pública que necessitem transformar grandes volumes de informações dispersas em conhecimento estratégico para subsidiar a tomada de decisão.
Por estar estruturada como uma metodologia de gestão da informação, composta por processos documentados, fluxos de trabalho padronizados e critérios claros para monitoramento, organização, validação e utilização do conhecimento institucional, a iniciativa apresenta elevado potencial de replicabilidade.
Com um ciclo contínuo composto pelo monitoramento sistemático de fontes oficiais, processamento das informações com apoio de inteligência artificial generativa, validação humana (Human in the Loop), estruturação de bases de conhecimento, registro de sugestões de boas práticas para benchmarking institucional e produção de painéis gerenciais. Essas etapas podem ser reproduzidas e ajustadas conforme as competências, necessidades e prioridades de cada instituição, preservando os princípios metodológicos da iniciativa.
Outro fator que favorece sua replicação é a utilização de tecnologias amplamente disponíveis e de baixo custo de implementação. Embora a experiência piloto tenha sido desenvolvida com o apoio do NotebookLM, a metodologia é independente de uma plataforma tecnológica específica, podendo ser executada com outras soluções de inteligência artificial generativa ou de gestão do conhecimento disponíveis nas organizações, desde que mantidos os procedimentos de validação humana e organização sistemática da informação.
Além disso, a prática foi concebida para privilegiar a transferência do conhecimento metodológico. Os fluxos de trabalho, os critérios de seleção e validação das informações, os modelos de organização das bases de conhecimento e os padrões utilizados na elaboração dos prompts constituem um conjunto de procedimentos que pode ser compartilhado e adaptado por outras instituições, reduzindo o tempo necessário para implantação e favorecendo a adoção de boas práticas em gestão estratégica da informação.
Por combinar processos padronizados, tecnologias acessíveis, baixo custo de implementação, supervisão humana permanente e flexibilidade de adaptação a diferentes contextos institucionais, a metodologia apresenta elevado potencial de replicação por outros órgãos e entidades da administração pública, independentemente de sua área de atuação ou esfera de governo.
Por estar incorporada às atividades permanentes do setor, integrando sua rotina de monitoramento, organização e utilização estratégica da informação. Não depende de fontes de financiamento para sua continuidade.
Sua execução utiliza ferramentas corporativas já disponibilizadas pela Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro, dispensando investimentos adicionais em infraestrutura tecnológica ou contratação de soluções especializadas. Além disso, os fluxos de trabalho, critérios de validação e procedimentos metodológicos foram documentados, permitindo sua manutenção e aperfeiçoamento contínuo pela própria equipe da Gerência.
A adoção do modelo Human in the Loop garante que a supervisão das informações permaneça sob responsabilidade dos servidores, preservando a qualidade do conhecimento produzido e sua veracidade. Dessa forma, a continuidade da prática está vinculada à rotina institucional da unidade, de maneira a possibilitar ajuste no processo de monitoramento, de forma a adequar a prática a novos momentos e tendências de diversos entes e níveis da administração pública.
Sua implementação já produz impactos relevantes na forma como a informação é tratada, organizada e utilizada. Com o fluxo permanente de gestão da informação, a iniciativa transformou informações dispersas em conhecimento institucional acessível, fortalecendo a capacidade analítica da equipe e qualificando os processos de tomada de decisão.
No âmbito organizacional, a prática contribuiu para reduzir a fragmentação das informações, preservar a memória institucional e estimular o compartilhamento do conhecimento entre as equipes. A organização sistemática das informações facilitou sua recuperação, ampliou as possibilidades de reutilização em diferentes atividades e reduziu a dependência do conhecimento tácito dos servidores, fortalecendo a continuidade das ações desenvolvidas pela Coordenadoria.
Sob a perspectiva da governança, o método favoreceu uma atuação mais integrada entre a Gerência de Governança e Articulação Interna e Externa, a Gerência de Transparência Ativa e a Gerência de Transparência Passiva. A produção da base compartilhada de conhecimento e dos produtos gerenciais, como estudos técnicos, boas práticas, dashboards e monitoramentos temáticos, ampliou a circulação de informações estratégicas e subsidiou decisões mais coordenadas, alinhadas às prioridades institucionais e fundamentadas em evidências.
A iniciativa também fortaleceu a capacidade institucional de inovação ao incorporar, de forma permanente, o monitoramento de boas práticas desenvolvidas por outros órgãos públicos. Esse processo ampliou a aprendizagem organizacional, favoreceu a identificação de soluções aplicáveis ao contexto da Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro e contribui para o aperfeiçoamento contínuo das políticas e processos relacionados à transparência pública.
Informações complementares
A boa prática está fundamentada na integração de métodos de gestão da informação, gestão do conhecimento, monitoramento estratégico, benchmarking institucional, engenharia de prompts, validação humana (Human in the Loop) e inteligência artificial generativa, aplicados de forma estruturada para transformar informações públicas em inteligência para apoio à tomada de decisão.
Sua governança baseia-se em processos documentados, definição clara de responsabilidades, padronização das etapas de trabalho, supervisão humana permanente e aperfeiçoamento contínuo da metodologia. A validação realizada pelos servidores públicos garante a qualidade, a confiabilidade e a aderência das informações produzidas às necessidades institucionais, mantendo o controle humano sobre todo o processo.
A prática utiliza ferramentas corporativas disponibilizadas pela Prefeitura da Cidade do Rio de Janeiro, integrando o ambiente Google Workspace, o NotebookLM, planilhas estruturadas, bases de conhecimento e dashboards gerenciais. A metodologia, entretanto, é independente de uma tecnologia específica, podendo ser adaptada a outras soluções de inteligência artificial generativa, desde que preservados seus princípios metodológicos.
O método organiza-se em seis etapas integradas:
- Monitoramento estratégico: identificação e acompanhamento contínuo de Diários Oficiais, atos normativos, documentos técnicos, publicações institucionais e outras fontes oficiais relevantes para a atuação da Coordenadoria de Transparência.
- Preparação das informações: seleção, consolidação, classificação e padronização dos conteúdos coletados, estruturando-os para processamento e armazenamento.
- Processamento assistido por inteligência artificial: utilização do NotebookLM, por meio de prompts desenvolvidos pela equipe da Gerência de Governança e Articulação Interna e Externa (GAIE), para apoiar a extração, organização e síntese das informações. Todo o conteúdo produzido é submetido à validação humana (Human in the Loop).
- Estruturação do conhecimento: organização das informações validadas em bases estruturadas, planilhas gerenciais, registros de sugestões de benchmarking e painéis de acompanhamento, permitindo rápida recuperação das informações e preservação da memória institucional.
- Produção de inteligência para apoio à decisão: análise das informações estruturadas para elaboração de estudos técnicos, monitoramentos temáticos, identificação de tendências, antecipação de temas relevantes, reconhecimento de boas práticas e formulação de propostas de aperfeiçoamento institucional, subsidiando a tomada de decisão.
- Aprimoramento contínuo do monitoramento: revisão periódica dos temas monitorados, das fontes consultadas, dos critérios de seleção, dos prompts e das bases de conhecimento, permitindo ampliar ou restringir o escopo do monitoramento conforme mudanças no contexto institucional, novas demandas da administração pública ou oportunidades identificadas durante a execução da própria metodologia.
A integração desses métodos, mecanismos de governança e ferramentas transforma um conjunto de atividades tradicionalmente fragmentadas em um processo contínuo de produção de inteligência institucional, permitindo antecipar temas relevantes, identificar oportunidades de aperfeiçoamento, fortalecer a articulação institucional e subsidiar a tomada de decisão baseada em evidências.
Link do google drive com as evidências: https://drive.google.com/drive/folders/1mAwwxPOLAgJHRTUNepmWbu6luOlRLvHL?usp=sharing