Sistema DAF
Resumo executivo
A prática compreende a implementação de um sistema corporativo baseado em arquitetura já validada em ambiente institucional, evoluída e parametrizada para atender requisitos específicos de negócio, fluxos operacionais e necessidades funcionais da área solicitante. O projeto contempla a disponibilização de uma solução única, customizável e escalável, orientada à padronização de processos, aumento da rastreabilidade, apoio à tomada de decisão e melhoria da eficiência administrativa.
Quem acompanha de perto a rotina administrativa de uma universidade sabe o quanto ela depende de pessoas dedicadas fazendo o possível com as ferramentas que têm à mão: e-mails que se acumulam, planilhas paralelas, mensagens em aplicativos e demandas que transitam por caminhos nem sempre visíveis. O resultado é conhecido por todos, como por exemplo o retrabalho, a informação dispersa, a dificuldade de saber em que pé está cada projeto e a pouca base objetiva para decidir onde concentrar esforços.
O Sistema DAF foi concebido para responder a esse desafio. Trata-se da implantação de um sistema informatizado e automatizado de atendimento e acompanhamento de projetos, que reúne em uma única plataforma o registro, a tramitação, o monitoramento e o suporte às demandas da unidade. Mais do que uma ferramenta tecnológica, é uma iniciativa de transformação digital: organiza processos, dá visibilidade ao trabalho das equipes e converte dados dispersos em informação útil para a gestão.
Com a implantação do sistema, a unidade administrativa contará com a padronização do fluxo de entrada e tramitação das demandas; a centralização do histórico e da documentação dos projetos em uma plataforma única; a transparência e rastreabilidade para as partes interessadas, internas e externas; os indicadores gerenciais, como tempo de atendimento, volume por categoria e gargalos, para apoiar a tomada de decisão; a redução do uso de canais paralelos e informais de comunicação; e conformidade com a LGPD e com as normas de segurança da informação.
Vídeo explicativo
Motivação e Justificativa
A gestão de projetos e demandas administrativas e financeiras da unidade era conduzida, historicamente, por meio de canais paralelos e informais, como e-mails, planilhas eletrônicas e aplicativos de mensagem, cada qual com formato, ritmo e histórico próprios. Esse cenário gerava fragmentação da informação, retrabalho, dificuldade de localizar o estágio de cada demanda e ausência de registro centralizado do ciclo de vida dos projetos, comprometendo a rastreabilidade das atividades e a transparência perante as partes interessadas, internas e externas. E ainda a inexistência de indicadores gerenciais sistematizados, como o tempo de atendimento, volume por categoria, gargalos operacionais, o que limitava a capacidade de priorização e deixava a tomada de decisão dependente da percepção individual dos servidores, e não de dados. O crescimento do volume e da complexidade das demandas tornou esse modelo insustentável, evidenciando também riscos de conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados e com as normas de segurança da informação, dado o tratamento de dados em ambientes não controlados. Diante desse quadro, identificou-se a oportunidade de inovar a partir de uma arquitetura de sistema já validada em ambiente institucional, passível de adaptação aos fluxos e às regras de negócio da unidade, caminho que reduz riscos e custos em comparação ao desenvolvimento do zero. A principal motivação para implantação do sistema é padronizar processos, centralizar a informação, assegurar rastreabilidade e conformidade legal e instituir uma gestão orientada por dados, alinhada às diretrizes de governo digital e de eficiência da administração pública.
- 4 - Educação de qualidade
- 9 - Indústria, inovação e infraestrutura
- 16 - Paz, justiça e instituições eficazes
A iniciativa da boa prática não constitui um esforço isolado de informatização, mas um modelo estruturado e replicável de transformação digital na gestão pública, sendo construída a partir da vivência da equipe de servidores nas suas atividades práticas laborais e operacionais. Seu primeiro diferencial é a estratégia de reaproveitamento inteligente de ativos públicos: em vez de desenvolver uma solução do zero, a prática parte de arquitetura já validada em ambiente institucional, evoluída e parametrizada para o contexto da unidade, a abordagem que reduz custos, prazos e riscos, e que materializa princípios de economicidade e eficiência da administração pública. Dessa forma, o seu desenho parametrizável e escalável a converte em referência transferível para qualquer unidade pública com desafios semelhantes de gestão de projetos pode adaptar o modelo, exatamente o tipo de replicabilidade que caracteriza uma boa prática de gestão da informação.
Contexto e Alcance
Diretoria Administrativa e Financeira da Pró-Reitoria de Pós-Graduação da Universidade Federal de Goiás.
Instituições Públicas e Privadas de Ensino Superior; órgãos do governo de todas as esferas; Empresas Privadas.
Instituições Públicas e Privadas de Ensino Superior; órgãos do governo de todas as esferas; Empresas Privadas.
Implantado na Diretoria Administrativa e Financeira da Pró-Reitoria de Pós-Graduação da Universidade Federal de Goiás, sediada em Goiânia – GO.
Resultados e Impacto
Seis objetivos foram definidos inicialmente e todos foram alcançados: (1) Centralizar informações em plataforma única, o Sistema DAF monitora automaticamente 66 programas stricto sensu, 79 turmas de especialização, 4.991 alunos de mestrado/doutorado, 2.800 de especialização, 77 parcerias e 914 bolsas (CAPES, FAPEG, CNPq), e repositório normativo pesquisável. (2) Padronizar fluxos, apresenta um portal de parcerias com 8 tipos de formalização, minutas, procedimentos operacionais padrão e central de demandas. (3) Transparência e rastreabilidade, Portal do Coordenador para prestação de contas, painéis automáticos, logs e relatório diário. (4) Gerar indicadores dashboards em tempo real (orçamento, fluxo de caixa, CIP, hora-aula, bolsas) e relatórios semestrais. (5) Reduzir canais informais de automação integrada a 8 fontes, e alertas preventivos automáticos. (6) Ampliar eficiência de dez gargalos de gestão resolvidos e 66 horas mensais (792h/ano) devolvidos à equipe.
A prática nasceu parametrizável, com arquitetura modular em nuvem, automações configuráveis e integração com fontes comuns a toda a gestão pública universitária (SIGAA, SEI, fundações de apoio e agências de fomento), o que permite adaptá-la a qualquer unidade que gerencie projetos, cursos, bolsas ou parcerias. Sua abrangência atual, conta com 66 programas, 79 turmas, quase 8 mil alunos e 77 parcerias, comprova que o modelo já escalou do nível setorial para toda a pós-graduação da UFG. A sustentabilidade é assegurada pela operação como instrumento oficial da DAF/PRPG, com procedimentos operacionais documentados, e automação que reduz a dependência de esforço manual e baixo custo operacional.
A prática reúne condições excepcionais de replicação porque seu contexto é comum à administração pública federal de ensino: o Sistema DAF integra-se a plataformas amplamente difundidas, como o SIGAA, adotado por dezenas de universidades e institutos federais; o SEI, padrão da administração pública brasileira; e as estruturas nacionais de bolsas CAPES e CNPq, idênticas em todas as instituições, de modo que as rotinas de coleta, alertas e painéis desenvolvidas são diretamente aproveitáveis por outros órgãos, com adaptação pontual. Os problemas resolvidos (planilhas desconectadas, controle manual de cursos, bolsas e parcerias, ausência de alertas preventivos).
A boa prática foi concebida com recursos humanos e tecnológicos, e da mesma forma, o desenvolvimento de novas funcionalidades e a manutenção do sistema necessariamente precisa de recursos.
O impacto central da prática é a mudança do modelo de gestão: a pós-graduação da UFG migrou de um controle manual e reativo para uma administração preventiva e orientada por dados. Esse efeito se materializa na proteção de investimento público relevante monitorados em tempo real, no atendimento estruturado a cerca de 7,8 mil pós-graduandos e na tramitação rastreável de 1.359 demandas, 505 já resolvidas. Alertas preventivos passaram a evitar falhas que atingiam diretamente estudantes, como cursos encerrados sem certificação e turmas iniciadas sem matrícula. A prática gerou tecnologia própria, uma plataforma em nuvem com automação integrada a oito sistemas públicos, e produtos transferíveis: repositório normativo digital, procedimentos operacionais, portal de parcerias com minutas padronizadas e metodologia de replicação.
Informações complementares
A governança da prática combina métodos consolidados de gestão de projetos e governança digital: implantação em fases com marcos de validação e aceite formal de entregáveis, matriz de riscos e mitigações, papéis e responsabilidades definidos, checklist de insumos por etapa e controle formal de mudanças. A operação é regida por procedimentos operacionais padrão e fluxos de processos documentados, perfis de acesso com segregação de funções e diretrizes de conformidade com a LGPD. O monitoramento adota gestão à vista e supervisão por exceção: painéis em tempo real, logs de execução e relatório diário automático. Em tecnologia, a solução opera em nuvem (Firebase, banco de dados e hospedagem, com publicação automatizada), automação de coleta integradas a oito sistemas públicos (SIGAA, SEI, FUNAPE, RTVE, FAGEP, CAPES, CNPq e FAPEG), central de demandas, repositório normativo digital pesquisável e alertas por e-mail institucional.
- Modulo do Sistema – Gestão da Internacionalização Universitária: https://drive.google.com/file/d/12TBedcjhs-A6dJYosawIcNn_axAmTt-9/view?usp=sharing
- Acompanhamento – Custos Indiretos: https://drive.google.com/file/d/10E6ihG0D0JZJJsIOYHIz6oFJVT1qQsak/view?usp=sharing
- Fluxo de Caixa Escola – https://drive.google.com/file/d/12aIJB2gtyc4lcuhjSFJxU5ES7PmmUh4_/view?usp=sharing
- Logs do Sistema: https://drive.google.com/file/d/1-pjSu-4Xe3tSMs64nW1laAGzznVyBchm/view?usp=sharing
- Sobre o Sistema DAF: https://drive.google.com/file/d/1u4CrVXrw375E7ei05Po8SDejywB2pzCa/view?usp=sharing