Da Memória Institucional à Governança Baseada em Dados: Gestão da Informação Aplicada ao Internato de Cirurgia da UFPR
Resumo executivo
A gestão de estágios obrigatórios na área da saúde exige a coordenação simultânea de estudantes, docentes, cenários de prática, carga horária e requisitos legais. No internato de cirurgia da Universidade Federal do Paraná (UFPR), essa complexidade se manifesta na distribuição de aproximadamente 50 estudantes em 10 disciplinas e múltiplos cenários assistenciais, com exigência de 100% de frequência, no 11º período do Curso de Medicina. Trata-se de etapa estratégica da formação médica, na qual os estudantes consolidam competências práticas, vivenciam diferentes especialidades cirúrgicas e amadurecem decisões relativas ao estágio direcionado do 12º período e à escolha da residência médica.
Embora a complexidade logística fosse conhecida, o principal desafio residia na gestão das informações geradas pelo processo. Dados sobre atividades, orientadores, horários, frequência e participação docente encontravam-se dispersos em diferentes documentos, planilhas e registros operacionais sem integração. Como consequência, informações essenciais dependiam frequentemente da memória institucional de docentes e servidores, prejudicando a rastreabilidade das atividades, a comprovação documental da frequência, a mensuração da participação docente e a produção de evidências para tomada de decisão.
Para enfrentar esse cenário, foi concebida e desenvolvida internamente uma solução a partir da análise dos fluxos de trabalho do internato, aperfeiçoada de forma incremental ao longo de sucessivos ciclos de utilização. O que inicialmente consistia em uma escala de distribuição de estudantes evoluiu para um sistema de informação educacional estruturado, capaz de integrar dados acadêmicos, assistenciais e administrativos em uma única base de conhecimento. A iniciativa combinou princípios de gestão educacional, modelagem de dados e automação de processos para transformar registros dispersos em informação útil para coordenação, docentes, estudantes e gestores.
O processo é composto por módulos de planejamento, consolidação de dados e geração automatizada de relatórios, mantendo uma fonte única e confiável das informações do estágio. Organiza dados sobre estudantes, turmas, disciplinas, atividades, orientadores, horários e períodos de rodízio. A partir dessa base são gerados automaticamente relatórios individuais para os estudantes (utilizados para registro e comprovação das atividades realizadas em campo) e relatórios gerenciais por disciplina, que permitem acompanhar a distribuição dos estudantes, o planejamento das atividades e a participação dos preceptores. Com essa modelagem, o fluxo informacional do estágio deixa de ser fragmentado e passa a seguir um ciclo estruturado de coleta, consolidação, análise e utilização da informação, apoiando a governança educacional do internato.
A iniciativa possibilitou transformar registros operacionais em informação gerencial, permitindo responder com rapidez, consistência e rastreabilidade a questões que anteriormente dependiam de consultas manuais ou do conhecimento tácito individual. Tornou-se possível identificar com precisão a localização dos estudantes em qualquer período, verificar atividades realizadas, acompanhar a distribuição das experiências formativas e mensurar a participação de docentes e preceptores. Os resultados incluem maior controle da frequência discente (exigência legal de presença integral), suporte mais robusto aos processos de avaliação, melhoria da gestão da carga horária docente, maior transparência na distribuição das atividades e ampliação da capacidade institucional de planejamento e acompanhamento. O tempo necessário para organização dos rodízios foi significativamente reduzido de semanas de trabalho e conferências para poucos dias, graças à consolidação dos dados e à automação dos relatórios.
Do ponto de vista dos estudantes, a solução oferece clareza sobre o percurso formativo, tornando visíveis atividades, locais, horários e responsáveis pela supervisão, o que fortalece a experiência educacional e contribui para escolhas profissionais mais informadas. Para docentes e gestores, fornece evidências objetivas para planejamento acadêmico, a distribuição de responsabilidades e a avaliação dos cenários de prática. Um aspecto relevante é a preservação da memória institucional que, ao estruturar informações que anteriormente estavam dispersas em documentos e no conhecimento tácito dos participantes, reduz a dependência da permanência de pessoas específicas, facilita a transição entre equipes e fortalece a capacidade de manter e expandir o conhecimento acumulado.
A principal fragilidade atual encontra-se na obtenção dos registros de frequência, ainda baseada em relatórios impressos e coleta manual de assinaturas. Essa limitação evidencia o próximo estágio de maturidade: a evolução para uma plataforma digital de acompanhamento acadêmico, capaz de registrar frequências eletronicamente, gerar indicadores em tempo real, disponibilizar painéis gerenciais e ampliar a capacidade de monitoramento do percurso formativo dos estudantes.
A arquitetura informacional desenvolvida apresenta potencial de replicação em outros estágios organizados em formato de rodízio, tanto na área médica quanto em outros cursos e programas de formação. Sua lógica de modelagem de dados, consolidação e geração automatizada de relatórios pode ser adaptada a diferentes realidades institucionais, preservando os princípios de rastreabilidade, transparência e apoio à decisão.
A trajetória da iniciativa demonstra uma evolução gradual de maturidade informacional: de uma simples escala de distribuição de estudantes para um sistema estruturado de gestão da informação educacional, atualmente, um instrumento de governança acadêmica baseado em dados. Sua continuidade aponta para a transformação digital, com acompanhamento eletrônico de atividades e frequências por meio de um portal integrado. Mais do que automatizar tarefas administrativas, a prática fortaleceu a transparência, a memória institucional, a tomada de decisão baseada em evidências e a qualidade da formação médica, evidenciando como soluções simples, apoiadas por modelagem de dados e gestão do conhecimento, podem produzir impactos duradouros na governança acadêmica e na formação de profissionais de saúde.
Vídeo explicativo
Motivação e Justificativa
O estágio de internato de cirurgia da UFPR ocorre em um contexto de elevada responsabilidade acadêmica e assistencial: cerca de 50 estudantes, divididos em 10 turmas, rotacionam semanalmente por 10 disciplinas ao longo de 10 semanas, com exigência de 100% de presença e atuação em serviços hospitalares. É um momento decisivo da formação médica, no 11º período, em que os alunos consolidam competências práticas em diferentes áreas da cirurgia e amadurecem sua escolha de foco para o 12º período e para a residência médica. Nesse cenário, a instituição precisa garantir, ao mesmo tempo, qualidade pedagógica, segurança assistencial, conformidade legal e equidade na distribuição das experiências formativas.
Antes da concepção da prática, a gestão do estágio se apoiava em uma tabela de escalas de trabalho que permitia visualizar a distribuição de turmas e disciplinas ao longo do tempo. Embora essa ferramenta fosse suficiente para “montar a escala”, ela apresentava limitações importantes para a gestão educacional e administrativa. Não havia um acompanhamento individual sistemático das atividades de cada estudante: a coordenação sabia em qual disciplina cada turma deveria estar, mas não dispunha de um instrumento que mostrasse, para cada aluno, o conjunto de atividades previstas, com local, orientador e horários detalhados. Isso fragilizava o controle de frequência em um estágio obrigatório, dificultava a atribuição de notas com base em registros objetivos e tornava pouco transparente o percurso formativo de cada discente.
Do ponto de vista da gestão docente e institucional, havia também lacunas relevantes. A tabela de escalas não permitia inferir, de forma consolidada, a carga horária efetivamente cumprida por cada preceptor ou professor no internato, o que gerava assimetrias na distribuição de responsabilidades e tornava difícil ajustar a atribuição formal de carga horária às atividades realizadas. A informação existente estava dispersa: os dados estavam “na planilha”, mas não estavam organizados de modo a gerar indicadores confiáveis para apoiar decisões de gestão de pessoas, de planejamento de estágio e de avaliação da própria unidade.
Além disso, o formato de organização das escalas apresentava desafios operacionais. As atividades eram lançadas manualmente, e qualquer inclusão, exclusão ou alteração exigia revisão cuidadosa de múltiplas abas, aumentando o risco de inconsistências entre o que estava registrado e o que era praticado em campo. Em um estágio que envolve muitos alunos, vários serviços e diferentes preceptores, essas fragilidades informacionais se multiplicam: pequenos erros podem resultar em alunos alocados em locais inadequados, em sobrecarga de determinados serviços ou em lacunas na experiência formativa.
Diante desse cenário, emergiu a oportunidade de transformar a forma como a informação do estágio era tratada: em vez de pensar apenas em “escalas”, pensar em modelagem de dados e em fluxo informacional como eixo da gestão educacional. A motivação principal foi criar uma estrutura que permitisse: organizar os dados do estágio em um modelo coerente (aluno, turma, disciplina, semana, atividade, orientador, horários); consolidar essas informações em um banco de dados único; e gerar, a partir dele, relatórios que respondessem às necessidades concretas da coordenação, dos docentes e dos estudantes.
A prática se faz necessária porque responde diretamente a problemas de gestão que afetam a qualidade da formação e a capacidade institucional de governar o processo educativo. Ao oferecer relatórios individuais por aluno, a modelagem dá visibilidade ao percurso formativo, fortalece o controle de frequência e apoia a avaliação discente com base em atividades realizadas. Ao gerar relatórios por disciplina e permitir acompanhar carga horária docente, ela oferece à coordenação instrumentos para distribuir melhor responsabilidades, ajustar cargas e planejar o estágio com equidade e transparência. Ao estruturar o fluxo de dados do estágio, reduz o risco de erros de alocação e de lacunas de informação, tornando a gestão educacional mais confiável, menos dependente de memória individual e mais alinhada à importância institucional do internato de cirurgia como etapa crítica da formação médica. Antes da implementação da modelagem, muitas respostas dependiam da consulta manual de diferentes documentos ou do conhecimento acumulado por docentes e servidores. Com a implementação da prática, tornou-se possível responder a essas mesmas questões com base em evidências consolidadas e rastreáveis, incluindo locais de atuação, supervisão direta e indireta, carga horária docente, participação dos preceptores e distribuição das atividades dentro de cada disciplina.
Em síntese, a motivação da prática reside em transformar um processo que já existia, mas era informacionalmente frágil, em um processo de gestão educacional baseado em dados, capaz de sustentar decisões pedagógicas e administrativas, dar segurança à instituição e qualificar a experiência dos estudantes em um dos momentos mais importantes de sua trajetória acadêmica.
- 4 - Educação de qualidade
- 16 - Paz, justiça e instituições eficazes
A prática diferencia-se por transformar um processo tradicional de organização de escalas em um sistema estruturado de gestão da informação educacional. Ao integrar modelagem de dados, gestão do conhecimento e automação de processos, a solução converte informações dispersas em evidências para apoio à tomada de decisão acadêmica e administrativa.
Seu principal diferencial está na capacidade de transformar conhecimento tácito em conhecimento institucional, tornando rastreáveis informações relacionadas às atividades dos estudantes, à participação docente e à organização do internato. Dessa forma, o estágio deixa de ser apenas uma atividade operacional e passa a constituir uma fonte estratégica de informação para governança educacional.
Além de gerar ganhos de eficiência, transparência e controle, a prática apresenta potencial de replicação em outros estágios organizados em formato de rodízio, utilizando tecnologias acessíveis e uma metodologia sustentável. Sua trajetória de evolução, desde uma simples escala até um sistema de informação capaz de apoiar a gestão acadêmica baseada em evidências, demonstra maturidade institucional e potencial de transformação digital contínua.
Contexto e Alcance
Departamento de Cirurgia (UFPR)
Professores e médicos da Universidade Federal do Paraná diretamente envolvidos na coordenação, supervisão e preceptoria do internato de cirurgia; estudantes de Medicina em estágio de internato de cirurgia, que dependem da organização das atividades e do controle de frequência para cumprimento do currículo; setores acadêmicos responsáveis pela gestão de estágios e pela atribuição de carga horária docente; serviços e unidades assistenciais vinculados ao internato (hospital universitário e serviços de cirurgia), que recebem alunos de forma ordenada conforme as escalas. Indiretamente, pacientes e acompanhantes são beneficiados pela presença adequada e organizada de estudantes e preceptores nos diferentes cenários de prática.
Professores e médicos da Universidade Federal do Paraná diretamente envolvidos na coordenação, supervisão e preceptoria do internato de cirurgia; estudantes de Medicina em estágio de internato de cirurgia, que dependem da organização das atividades e do controle de frequência para cumprimento do currículo; setores acadêmicos responsáveis pela gestão de estágios e pela atribuição de carga horária docente; serviços e unidades assistenciais vinculados ao internato (hospital universitário e serviços de cirurgia), que recebem alunos de forma ordenada conforme as escalas. Indiretamente, pacientes e acompanhantes são beneficiados pela presença adequada e organizada de estudantes e preceptores nos diferentes cenários de prática.
Curitiba, PR.
Resultados e Impacto
O objetivo inicial da prática foi qualificar a gestão do internato de cirurgia de modo a permitir o acompanhamento sistemático das atividades dos discentes e a verificação rigorosa da frequência, em um estágio que exige 100% de presença. Pretendia-se sair de um modelo baseado apenas em escalas gerais para um sistema capaz de gerar relatórios individuais por aluno, documentando onde cada estudante deve estar, em quais atividades, com quais orientadores, em quais dias e horários, e utilizando esse documento como base para registro de presença (carimbo e assinatura em campo).
Esse objetivo foi alcançado com a implementação da modelagem de dados e da planilha estruturada, que hoje permite:
- Emitir relatórios individuais de atividades para cada aluno, usados como instrumento formal de controle de frequência em um estágio obrigatório.
- Acompanhar o cumprimento das atividades previstas, por semana e por disciplina, garantindo que todos os estudantes completem o percurso formativo definido.
No desenvolvimento do modelo, emergiram metas adicionais e resultados que ampliaram o impacto da prática. A partir do banco de dados elaborado, tornou-se possível gerar relatórios gerenciais que permitem:
- Calcular a carga horária de orientação de alunos no internato, distinguindo atividades acompanhadas diretamente pelos docentes da universidade e atividades acompanhadas por médicos dos serviços sob responsabilidade indireta de docentes.
- Visualizar a distribuição dessa carga horária por preceptor, disciplina e semana, oferecendo subsídios para ajustar a atribuição formal de carga horária docente às atividades efetivamente realizadas.
Assim, além de cumprir a meta original de controle de frequência discente, a prática passou a entregar informações estratégicas para a gestão acadêmica e departamental, apoiando tanto o acompanhamento do percurso dos estudantes quanto a governança da participação docente e dos serviços assistenciais no internato de cirurgia.
A prática apresenta elevado potencial de continuidade no longo prazo, pois está baseada em ferramentas amplamente disponíveis (planilha eletrônica) e em um modelo de dados já estabilizado pela experiência de múltiplos rodízios. Para sua manutenção, é necessário contar com, pelo menos, um técnico administrativo ou servidor de apoio com conhecimento de escalas em sistema de rodízio e domínio de Excel em nível intermediário, capaz de manejar fórmulas e atualizar a planilha quando há alterações nas atividades de um rodízio para outro. Esse perfil é comum na administração universitária, o que favorece a sustentabilidade da prática, desde que haja registro das rotinas e transmissão do conhecimento entre equipes.
Do ponto de vista da replicabilidade, a prática tem forte potencial de expansão dentro da instituição e, em perspectiva, para outros órgãos públicos que gerem estágios ou programas em formato de rodízio. Como toda a lógica está implementada em Excel, sem necessidade de softwares proprietários complexos, qualquer estágio que trabalhe com a estratégia de rodízio interno (diferentes turmas, múltiplas áreas ou serviços, semanas sucessivas) pode adaptar o modelo, ajustando o número de alunos, turmas, disciplinas e semanas, mantendo a mesma estrutura: abas de semanas, consolidação em banco de dados e geração automatizada de relatórios individuais e por área.
Na própria UFPR, a solução pode ser aplicada a outros internatos do curso de Medicina (por exemplo, clínica médica, pediatria, ginecologia/obstetrícia) e a estágios de outros cursos da área da saúde que utilizem rodízios entre serviços. Em um horizonte mais amplo, a lógica de modelagem pode ser replicada por hospitais universitários, escolas de governo, programas de residência ou qualquer órgão da administração pública que precise organizar grupos de participantes em ciclos de atividades rotativas, com controle de frequência e carga horária. Essa combinação de baixo custo tecnológico, clareza de modelo e experiência comprovada em operação contínua indica boa perspectiva de continuidade e expansão da prática para novos contextos.
A prática apresenta alta escalabilidade porque a lógica de modelagem de dados e de organização em rodízio independe do número de alunos, turmas ou disciplinas. A estrutura em planilha (abas por semanas, banco de dados consolidado e relatórios automatizados) já foi testada com 50 estudantes distribuídos em 10 turmas e 10 disciplinas e pode ser ajustada para cenários maiores (mais turmas, mais áreas ou mais semanas) apenas parametrizando quantidades e fórmulas. À medida que o número de participantes cresce, o esforço adicional concentra se na inserção de dados de entrada, sem necessidade de redesenhar o modelo.
A prática apresenta alta escalabilidade porque a lógica de modelagem de dados e de organização em rodízio independe do número de alunos, turmas ou disciplinas. A estrutura em planilha (abas por semanas, banco de dados consolidado e relatórios automatizados) já foi testada com 50 estudantes distribuídos em 10 turmas e 10 disciplinas e pode ser ajustada para cenários maiores (mais turmas, mais áreas ou mais semanas) apenas parametrizando quantidades e fórmulas. À medida que o número de participantes cresce, o esforço adicional concentra se na inserção de dados de entrada, sem necessidade de redesenhar o modelo
A prática apresenta alta sustentabilidade porque sua operação cotidiana depende de recursos humanos e tecnológicos já presentes na instituição: um servidor com conhecimento de escalas de rodízio e Excel em nível intermediário e um computador com software de planilha. Como toda a modelagem é realizada em planilha eletrônica, a prática é passível de ser executada em qualquer serviço público que disponha dessas condições básicas, sem necessidade de investimentos adicionais em infraestrutura ou licenças específicas. A experiência acumulada em múltiplos rodízios indica que, uma vez parametrizada, a solução pode ser mantida com ajustes pontuais a cada novo ciclo de estágio.
A principal transformação promovida pela iniciativa foi converter conhecimento disperso e dependente da memória institucional em um sistema estruturado de informação educacional capaz de produzir evidências para gestão, acompanhamento e tomada de decisão.
A prática tem efeitos que vão além da organização do internato de cirurgia e já produz impactos mais amplos na administração universitária, na formação médica e, indiretamente, na qualidade da assistência prestada à população.
Impactos na administração acadêmica e hospitalar
No plano da administração, a modelagem introduziu uma cultura de gestão baseada em dados no internato de cirurgia. Ao consolidar informações de alunos, turmas, disciplinas, atividades, horários e orientadores em um banco de dados estruturado, a coordenação passou a contar com:
• Instrumentos concretos para planejar e monitorar o estágio, em vez de depender apenas de escalas fragmentadas e memória institucional.
• Condições para distribuir de forma mais equilibrada a carga de supervisão entre docentes e serviços, com base em registros objetivos de carga horária.
• Relatórios que podem ser usados em reuniões departamentais e de gestão do curso como evidência para decisões sobre oferta de vagas, adequação de cenários de prática e negociação de recursos.
Isso fortalece a capacidade da universidade de demonstrar, interna e externamente, que o internato é conduzido com critérios de justiça, transparência e aderência às exigências legais, o que é particularmente relevante em auditorias internas, avaliações de curso e processos de acreditação.
Nos últimos dois anos, a continuidade de uso da planilha e dos relatórios em rodízios sucessivos acumulou um volume significativo de dados históricos sobre o funcionamento do internato. Isso permite:
• Identificar padrões de demanda e de uso dos serviços ao longo dos ciclos.
• Reconhecer pontos recorrentes de sobrecarga ou ociosidade em determinados serviços ou períodos.
• Planejar ajustes de médio prazo, em vez de atuar apenas reativamente a cada semestre.
Esse acúmulo de informações transforma a prática em um embrião de observatório interno do internato, com potencial de alimentar futuras decisões de gestão em nível de departamento, colegiado de curso e hospital universitário.
Impactos na formação médica e na qualidade do ensino
Do ponto de vista da formação, a prática melhora a equidade e a rastreabilidade da experiência dos estudantes:
• Cada discente tem sua trajetória registrada de forma estruturada, o que reduz o risco de alguém “passar pelo estágio” sem cumprir determinadas áreas ou sem supervisão adequada.
• A coordenação pode, com base em dados, verificar se todos tiveram acesso às experiências previstas, em vez de trabalhar com percepções subjetivas ou relatos pontuais.
Ao longo dos últimos dois anos, essa rastreabilidade consolidada:
• Permitiu identificar eventuais lacunas em experiências práticas (por exemplo, áreas menos procuradas ou menos estruturadas) e discutir ajustes com os serviços.
• Ofereceu base para uma orientação mais qualificada a alunos que buscavam apoio para decidir o foco do 12º período ou da residência, pois a coordenação passou a enxergar com clareza onde e com quem esses estudantes efetivamente estiveram.
Na perspectiva pedagógica, a prática também reforça a ideia de que o internato não é apenas “cumprir horas”, mas um percurso formativo que pode ser analisado, documentado e discutido. Isso abre espaço para:
• Projetos futuros de pesquisa em educação médica usando os dados acumulados.
• Reflexões coletivas sobre quais experiências são mais formativas em cada área de cirurgia.
Impactos assistenciais e para a sociedade
Ainda que de forma indireta, a organização mais precisa do internato impacta a assistência prestada aos pacientes:
• Como os estudantes são distribuídos de forma mais ordenada entre serviços e horários, há menor risco de concentração excessiva de alunos em um cenário e ausência em outro.
• A presença ajustada de estudantes e preceptores contribui para fluxos assistenciais mais previsíveis, com menos improviso na distribuição das equipes.
• Pacientes e acompanhantes percebem maior regularidade na presença de estudantes e supervisores, o que favorece a continuidade do cuidado e a confiança no serviço.
Em termos de sociedade, a formação de médicos que vivenciaram um estágio mais organizado, com supervisão clara e experiências distribuídas de forma equitativa, tende a produzir profissionais mais conscientes de seus percursos, mais preparados para trabalhar em equipes e mais atentos à importância da informação na gestão do cuidado.
Reconhecimentos e validação externa
A própria submissão da prática ao Prêmio Infosfera já é, em si, um movimento de validação externa:
• Ao ser cadastrada na Plataforma de Boas Práticas e buscar o status Ouro, a iniciativa se submete a critérios de curadoria, exigindo a apresentação de evidências de impacto, documentação adequada e clareza metodológica.
• Se selecionada como finalista ou premiada, a prática passará a constar em um repositório nacional de boas práticas em gestão da informação, ganhando visibilidade e servindo de referência para outras instituições que enfrentam desafios semelhantes na gestão de estágios e programas de formação.
Além desse reconhecimento formal em potencial, a prática também se configura como um produto tecnológico-organizacional: um modelo de planilha com arquitetura definida (abas por semanas, banco consolidado, macros de relatórios), que pode ser compartilhado, adaptado e reaplicado em outros contextos. Mesmo sem ser um “software” no sentido tradicional, ela funciona como uma solução tecnológica de baixo custo que incorpora conhecimento específico em gestão da informação e educação médica.
Informações complementares
A boa prática está apoiada em um arranjo simples, mas claro, de governança e em ferramentas tecnológicas facilmente disponíveis na administração pública.
Do ponto de vista da governança, a prática se estrutura em torno de:
- Coordenação do internato de cirurgia, responsável por definir regras de rodízio, validar as escalas, aprovar o modelo de relatórios e conduzir reuniões de alinhamento a cada ciclo (planejamento do estágio, revisão de resultados, ajustes para o rodízio seguinte).
- Equipe docente e preceptores dos serviços de cirurgia, que alimentam e validam as informações sobre atividades (tipos de atividade, horários, locais, responsáveis) e utilizam os relatórios para acompanhamento de estudantes, registro de frequência e avaliação.
- Servidor técnico-administrativo, que opera a planilha, parametriza datas e turmas, atualiza as escalas a cada rodízio e garante a consistência entre as abas, o banco de dados consolidado e os relatórios gerados.
Esse arranjo segue uma lógica de ciclo de melhoria contínua (planejamento do rodízio, execução com acompanhamento via relatórios, checagem de resultados e ajustes para o próximo ciclo), o que ajuda a manter a prática viva e aprimorada a cada semestre.
No campo das tecnologias e ferramentas, a iniciativa utiliza:
- Planilha eletrônica (Excel ou equivalente) como plataforma principal de modelagem de dados, organizada em abas de resumo, semanas de rodízio, banco de dados consolidado e relatórios.
- Fórmulas e referências cruzadas para automatizar cálculos de datas, distribuição de disciplinas por semana, consolidação de registros de atividades e geração de visões específicas (por aluno e por disciplina).
- Macros para automatizar a geração de relatórios individuais de alunos e relatórios por disciplina a partir do banco de dados consolidado, padronizando o formato e reduzindo o trabalho manual.
- Procedimentos internos documentados (rotinas de parametrização do rodízio, passo a passo para atualização de turmas e atividades, conferência de consistência) que funcionam como um método de gestão do processo, permitindo que a operação seja reproduzida por outros técnicos com conhecimento intermediário em planilhas.
Esse conjunto – coordenação clara de papéis, ciclo de reuniões de planejamento e revisão, uso estruturado de planilha eletrônica com fórmulas e macros e rotinas documentadas – sustenta o desenvolvimento, a manutenção e o uso da boa prática, sem depender de sistemas proprietários complexos, ao mesmo tempo em que garante rastreabilidade e possibilidade de evolução futura para soluções mais robustas (como banco de dados ou sistemas web) caso a instituição assim decida.
A prática ainda não recebeu premiações formais, mas já foi objeto de submissão a um concurso nacional de inovação em 2022, quando o projeto ainda estava em fase embrionária. Essa submissão exigiu a sistematização detalhada do problema, da inovação proposta, das etapas de implementação, dos resultados esperados, das barreiras e das lições aprendidas, o que contribuiu para amadurecer conceitualmente a iniciativa e fortalecer sua documentação interna.
Desde então, a prática evoluiu e hoje conta com um conjunto consistente de evidências documentais e operacionais. Há modelos de relatórios individuais de alunos e relatórios por disciplina (com dados anonimizados) utilizados rotineiramente na gestão do internato de cirurgia e em respostas a auditorias internas, demonstrando o funcionamento do controle de atividades e de frequência. A planilha modelada, com abas de semanas, banco de dados consolidado e automação de relatórios, funciona como produto tecnológico-organizacional da iniciativa, evidenciando a lógica de modelagem de dados e o uso da informação para gestão educacional. Além disso, existem processos eletrônicos internos contendo relatórios emitidos para comprovação de carga horária discente e docente, acessíveis na universidade, o que reforça transparência, rastreabilidade e capacidade de prestação de contas.
Do ponto de vista de gestão, a prática produziu evidências qualitativas importantes, registradas no projeto apresentado em 2022 e confirmadas pela experiência acumulada desde então. Entre elas, destacam-se: a identificação de que, antes da modelagem, não havia instrumento que permitisse comprovar, de forma organizada, as atividades realizadas pelos discentes nem a carga horária efetiva dos docentes no internato; o relato de que, após a implementação, passou a ser possível emitir relatórios específicos para docentes, discentes, coordenação e auditorias internas, melhorando significativamente a capacidade de resposta do Departamento às demandas de controle de frequência e carga horária; e a descrição de barreiras (necessidade de capacitação em automação de planilhas, demora no repasse e incompletude de dados) e de como foram vencidas (curso de Excel avançado, reuniões sucessivas com as áreas para qualificar o preenchimento das escalas), evidenciando um processo real de mudança organizacional.
Essas evidências também podem ser traduzidas em indicadores qualitativos de antes e depois. Antes da prática, não havia controle adequado nem modo efetivo de comprovar, de forma centralizada, as atividades discentes; hoje, 100% dos alunos dispõem de relatórios individuais com lista de atividades e campo para assinaturas, utilizados como documento oficial de comprovação de estágio obrigatório. Antes, não existia forma organizada de mensurar a carga horária de cada docente/preceptor; agora, o banco de dados permite calcular a carga distribuída por docente, atendendo às normas internas e às exigências de auditoria. Antes, os dados não estavam estruturados para responder adequadamente às auditorias internas; hoje, os mesmos dados alimentam relatórios gerados automaticamente e anexados a processos eletrônicos. Em termos de eficiência, um trabalho de montagem de rodízio que antes poderia demandar semanas de ajustes manuais passou a ser realizado em aproximadamente dois a três dias, a partir da parametrização da planilha para um novo ciclo.
Embora a prática ainda não tenha gerado artigos científicos publicados ou reportagens na mídia, o histórico de submissão a concurso de inovação, o uso sistemático de relatórios em auditorias internas, a inserção de documentos em processos eletrônicos e a adoção contínua do modelo desde 2022 configuram um conjunto robusto de evidências de funcionamento e impacto.