A Universidade Federal da Paraíba é uma instituição de grande porte, uma das maiores do Nordeste e a terceira do país em número de vagas no Sisu. Esse contexto impõe desafios estruturais permanentes ao monitoramento e à melhoria de indicadores acadêmicos como ocupação de vagas, evasão, retenção e taxa de conclusão. Embora os ambientes acadêmicos produzam grande volume de dados com elevada granularidade, esses dados nem sempre eram efetivamente mobilizados nos processos de tomada de decisão, o que representava uma lacuna significativa para a gestão institucional.

Essa lacuna se manifestava de forma distinta nos diferentes níveis hierárquicos da instituição. No nível estratégico, pró-reitorias e diretores de centro precisavam acompanhar indicadores amplos, relacionados à alocação da força de trabalho docente e ao desempenho dos cursos em perspectiva global. No nível tático-operacional, chefes de departamento e coordenadores de curso demandavam informações mais granulares, como desempenho acadêmico por disciplina e identificação de estudantes em situação de risco de evasão, retenção ou jubilamento. Em ambos os casos, a ausência de ferramentas que integrassem, consolidassem e apresentassem essas informações de forma acessível e orientada à decisão comprometia a capacidade de resposta institucional diante de situações que, com frequência, exigiam intervenções tempestivas.

A motivação imediata para a concepção do SIGMA partiu de uma demanda formal da Pró-Reitoria de Graduação (PRG), voltada ao cumprimento da Resolução da Graduação 29/2020. A norma estabelece, em seu Art. 64, que o regime de acompanhamento de desempenho acadêmico tem por objetivo oferecer orientação efetiva ao discente com dificuldades na integralização curricular, cabendo à coordenação comunicá-lo oficialmente sobre riscos de cancelamento de vínculo. O Art. 66, por sua vez, atribui expressamente à Coordenação do Curso a responsabilidade de identificar, a cada período letivo, os discentes que se enquadram nesse regime. Na prática, contudo, o sistema transacional institucional (SIGAA), embora robusto em suas funções de registro e operacionalização de processos acadêmicos, não oferecia recursos analíticos adequados para que essa atribuição normativa fosse cumprida de forma ágil e consolidada.

As informações necessárias ao acompanhamento discente encontravam-se dispersas entre diferentes sistemas e fontes — o SIGAA, planilhas internas e relatórios produzidos manualmente —, o que inviabilizava uma visão consolidada e integrada do percurso acadêmico dos estudantes. Essa fragmentação impunha aos coordenadores a necessidade de realizar cruzamentos manuais de dados para compreender situações que, em tese, deveriam ser de fácil acesso, como reprovações recorrentes ou sinais de risco de evasão. Além de onerosa, essa prática tornava o processo decisório essencialmente reativo: a ausência de dados consolidados atrasava, ou mesmo inviabilizava, a adoção de ações preventivas, de modo que fenômenos como evasão e retenção frequentemente só eram percebidos em estágios avançados, quando as possibilidades de intervenção já se encontravam bastante limitadas.

Agravava esse cenário uma assimetria no acesso à informação entre os próprios gestores acadêmicos. Coordenadores com maior domínio técnico conseguiam, por iniciativa própria, extrair e cruzar dados dos sistemas disponíveis; os demais, sem esse perfil, ficavam restritos aos relatórios padronizados do SIGAA, cuja rigidez nem sempre atendia às necessidades específicas de cada curso. Essa desigualdade evidenciava que o problema não era apenas técnico, mas também de equidade no acesso à informação institucional.

Para aprofundar e qualificar esse diagnóstico inicial, levantado por meio de conversas institucionais com a PRG e com coordenadores de curso, foi elaborado e compartilhado um questionário junto aos coordenadores da instituição, obtendo 35 respostas (taxa de aproximadamente 29%). Os resultados confirmaram as percepções relatadas: 50% dos respondentes declararam-se insatisfeitos com os relatórios do SIGAA para o acompanhamento do desempenho acadêmico dos estudantes, e apenas 9,1% manifestaram satisfação. O quadro se mostrou ainda mais crítico quanto à agilidade: 54,5% dos coordenadores avaliaram como difícil ou pouco ágil utilizar exclusivamente o SIGAA para acompanhar o desempenho discente de forma proativa, com vistas a prevenir evasão e retenção, e apenas 13,6% consideraram o sistema satisfatório para essa finalidade.

Diante desse conjunto de evidências, tornou-se clara a necessidade de uma solução analítica complementar, capaz de transformar os dados já produzidos pelo sistema institucional em informações acionáveis, sem duplicar esforços de registro ou comprometer a integridade do sistema transacional vigente. O SIGMA se fez necessário, portanto, não apenas como resposta a uma exigência normativa pontual, mas como instrumento estrutural para qualificar a gestão acadêmica da graduação, tornando-a mais preventiva, menos dependente do domínio técnico individual de cada gestor.

• 4 - Educação de qualidade

O SIGMA gerou impacto direto sobre a gestão acadêmica da UFPB nos planos operacional, estratégico e institucional. No operacional, reduziu a dependência de cruzamentos manuais de dados e viabilizou a busca ativa de estudantes em risco de evasão, retenção ou jubilamento. No estratégico, forneceu subsídios objetivos para decisões sobre alocação de vagas, docentes e recursos entre centros e departamentos. No institucional, democratizou o acesso à informação entre gestores com diferentes perfis técnicos, fortalecendo uma cultura organizacional orientada por dados.
Em uso desde setembro de 2025, o sistema já é adotado por 110 coordenadores de curso, 90 chefes de departamento, 13 diretores de centro, 13 assessores de graduação e as três pró-reitorias da UFPB, beneficiando indiretamente cerca de 30 mil estudantes. O histórico consistente de acessos mensais confirma sua incorporação efetiva à rotina de gestão institucional.