A crescente expansão institucional da Defensoria Pública do Estado da Bahia (DPE/BA), aliada ao aumento da demanda por serviços públicos e à necessidade de aprimorar a governança na aplicação dos recursos, evidenciou que o principal desafio da gestão orçamentária não consistia apenas em administrar dotações financeiras, mas em garantir informações confiáveis, tempestivas e acessíveis para subsidiar decisões estratégicas. O fortalecimento da instituição exigia um novo modelo de gestão capaz de integrar planejamento, execução, monitoramento e controle, promovendo maior eficiência, transparência e responsabilidade na utilização dos recursos públicos. 

À época, a gestão das dotações orçamentárias era notadamente centralizada. Os recursos permaneciam concentrados em uma única unidade gestora, enquanto as demais áreas atuavam apenas como demandantes de despesas, sem instrumentos que lhes permitissem acompanhar ou gerir a execução orçamentária sob sua responsabilidade. Além disso, inexistia um processo estruturado de planejamento prévio para aplicação das dotações, fazendo com que a execução orçamentária ocorresse de forma predominantemente reativa, condicionada ao surgimento das demandas ao longo do exercício financeiro. 

Esse modelo gerava sobrecarga operacional na unidade central, limitava a autonomia das áreas gestoras e dificultava a consolidação de uma cultura institucional baseada em corresponsabilidade e gestão orientada por resultados. Paralelamente, a inexistência de uma base única e confiável de informações fazia com que diferentes setores recorressem a planilhas, controles paralelos e consultas independentes, ocasionando retrabalho, inconsistências, divergências de informação e assimetria informacional entre os gestores. 

Como consequência, a instituição possuía reduzida capacidade de monitorar, de forma integrada, a disponibilidade das dotações, as reservas de saldo, os bloqueios decorrentes de contratos e a execução financeira das unidades gestoras. A identificação de desequilíbrios orçamentários ocorria, muitas vezes, apenas após o surgimento das demandas, comprometendo o planejamento, dificultando a adoção tempestiva de medidas corretivas e reduzindo a capacidade de antecipação de riscos. Tratava-se de um desafio de governança, transparência e qualidade da informação, com reflexos diretos na tomada de decisão e na prestação de contas institucional. 

Nesse mesmo período, a DPE/BA iniciava a implantação do Projeto Estratégico de Descentralização das Unidades Gestoras, voltado ao fortalecimento da autonomia administrativa e ao aperfeiçoamento da gestão orçamentária. Entretanto, a descentralização somente seria sustentável se acompanhada por mecanismos capazes de assegurar integridade das informações, rastreabilidade dos processos, transparência, monitoramento contínuo e controle institucional. 

Foi nesse contexto que surgiu a oportunidade de inovação. A instituição já possuía o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), sistema originalmente desenvolvido para gestão documental, mas que apresentava baixa utilização e não atendia mais às necessidades estratégicas da organização. Em vez de investir no desenvolvimento de uma nova plataforma tecnológica, optou-se por ressignificar um ativo institucional existente, transformando-o em uma solução voltada à gestão estratégica das dotações orçamentárias. Essa decisão permitiu potencializar recursos tecnológicos já disponíveis, reduzir custos de desenvolvimento, acelerar a implantação da solução e evidenciar o compromisso institucional com a inovação, a economicidade, a sustentabilidade e o uso eficiente dos recursos públicos. 

Assim, a prática nasceu como resposta a uma necessidade institucional concreta: substituir um modelo baseado em controles fragmentados por uma governança orçamentária orientada por dados, capaz de integrar planejamento, execução, monitoramento e controle em um único ambiente. Nesse sentido, a iniciativa transformou a informação orçamentária em um ativo estratégico para a gestão pública, fortalecendo a transparência, a autonomia das unidades gestoras, a qualidade da tomada de decisão e a geração de valor público para a instituição e para a sociedade. 

• 9 - Indústria, inovação e infraestrutura
• 12 - Consumo e produção responsáveis
• 16 - Paz, justiça e instituições eficazes

A implantação do GED gerou impactos que ultrapassam a modernização tecnológica, consolidando um novo modelo de gestão orçamentária na Defensoria Pública do Estado da Bahia, baseado em informações integradas e decisões orientadas por evidências.
A prática reduziu a fragmentação dos dados, fortaleceu o controle institucional e ampliou a eficiência dos processos. Como resultados mensuráveis, destaca-se a redução do tempo médio de análise das demandas orçamentárias de cinco dias para um dia, além da ampliação dos usuários da plataforma de quatro para quarenta e quatro servidores em cinco meses.
O GED também fortaleceu a descentralização das unidades gestoras, com maior autonomia e rastreabilidade das informações. A transformação de uma solução existente em ferramenta estratégica demonstrou inovação e economicidade no uso dos recursos públicos.
A consolidação da prática é evidenciada pela pesquisa de satisfação, na qual 93% dos usuários avaliaram o sistema como satisfatório ou muito satisfatório.